Zutrittssystem für Coworking Spaces – flexibler Zugang ohne Empfang
Was Coworking Spaces brauchen
Coworking Spaces funktionieren anders als klassische Büros. Die Herausforderungen sind spezifisch:
- Hohe Fluktuation: Tagesgäste, Wochenbucher, Monatsabonnenten – die Mitgliederstruktur wechselt ständig.
- 24/7-Zugangswunsch: Freelancer und Startups arbeiten nicht von 9 bis 17 Uhr. Sie brauchen Zugang rund um die Uhr.
- Unterschiedliche Tarife: Ein Tagespass soll nur für den gebuchten Tag gelten, ein Monatsabo dauerhaft – beides über dasselbe System.
- Kein durchgehender Empfang: Viele Spaces haben keinen besetzten Empfang – der Zugang muss trotzdem funktionieren.
Klassische Schlüssel oder Karten-Systeme stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Was es braucht, ist eine digitale Zutrittskontrolle, die flexibel genug ist, um mit der Dynamik eines Coworking-Modells mitzuhalten.
Wie digitaler Zugang funktioniert
Ein modernes Zutrittssystem für Coworking Spaces basiert auf drei Säulen: Smartphone-App (oder PIN/RFID), Cloud-Plattform und automatisierte Rechtevergabe. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Zugang per Smartphone
Mitglieder öffnen die Tür per App – kein Schlüssel, keine Karte, kein Empfang nötig.
24/7-Verfügbarkeit
Zugang rund um die Uhr – ideal für Freelancer, die nachts oder am Wochenende arbeiten.
Tarif-basierte Rechte
Tagespass-Nutzer erhalten zeitlich begrenzten Zugang, Monatsabonnenten unbeschränkten.
Buchung + Zugang
Meetingraum gebucht? Der Zugangscode wird automatisch für den gebuchten Zeitraum freigeschaltet.
Zentrale Verwaltung
Alle Zugänge über ein Dashboard steuern – Rechte vergeben, entziehen oder anpassen in Echtzeit.
Automatisches Onboarding
Neues Mitglied bucht online → erhält sofort den Zugang → kann starten. Kein manueller Aufwand.
Mitglieder onboarden ohne Aufwand
Der Onboarding-Prozess für neue Mitglieder läuft vollautomatisch:
- Buchung: Das neue Mitglied bucht seinen Tarif online – Tagespass, Wochenpaket oder Monatsabo.
- Zugang erhalten: Automatisch wird ein Zugangscode generiert oder ein App-Link versendet. Keine manuelle Schlüsselübergabe.
- Sofort starten: Das Mitglied kann sofort loslegen – die Tür öffnet sich per Smartphone, der gebuchte Raum ist freigeschaltet.
- Automatisches Ende: Läuft der Tarif ab, wird der Zugang automatisch deaktiviert. Kein Nachlaufen, kein Risiko.
Einsatzbeispiele
Ein digitales Zutrittssystem in einem Coworking Space geht weit über die Eingangstür hinaus. In Kombination mit einem Buchungssystem für Meetingräume entstehen ganzheitliche Lösungen:
Praxisbeispiel: Coworking Space mit 50 Plätzen
- Haupteingang: Mitglieder öffnen per App – Tagesgäste erhalten einen einmaligen PIN.
- Meetingräume: Raum gebucht = automatische Freischaltung der Tür für den gebuchten Zeitraum.
- Spinde: Jedes Mitglied nutzt einen Smart Locker – per Armband oder App, ohne Schlüsselverwaltung.
Mehr dazu findest du auf unserer Seite zu Lösungen für moderne Workplaces.
Fazit
Ein digitales Zutrittssystem ist nicht nur ein nettes Extra – es ist die Basis für ein skalierbares Coworking-Modell. Ohne es bist du an feste Empfangszeiten, physische Schlüssel und manuelle Prozesse gebunden. Mit einem smarten System wächst dein Space mit – jedes neue Mitglied wird automatisch ongeboardet, jeder Raum flexibel freigegeben.
Möchtest du deinen Coworking Space automatisieren und deinen Mitgliedern 24/7-Zugang bieten?
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