Digitales Asset Management – Ausgabe und Rückgabe automatisieren
Geräte, Werkzeug und Ressourcen digital ausgeben und zurücknehmen – automatisiert, ohne Papier, mit vollständigem Protokoll. Mit TIKI SHARE.
Das Problem mit analoger Geräteverwaltung
In vielen Betrieben läuft die Werkzeugverwaltung und Geräteverwaltung noch über Papierlisten, Excel-Tabellen oder das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Das Ergebnis: Geräte verschwinden, Verantwortlichkeiten sind unklar, teure Neuanschaffungen werden nötig, obwohl das Gerät eigentlich noch existiert.
Besonders kritisch wird es bei Betriebsmitteln, die regelmäßig zwischen Personen oder Abteilungen wechseln: Messgeräte, Spezialwerkzeuge, IT-Equipment oder PSA. Ohne ein digitales Materialausgabesystem fehlt jede Nachverfolgbarkeit. Suchzeiten steigen, Doppelbestellungen häufen sich, und die Inventur wird zum Glücksspiel.
So funktioniert digitale Ausgabe & Rückgabe
Der Mitarbeiter identifiziert sich per RFID-Karte, Smartphone-App oder PIN am Schrank oder Automaten, das System prüft die Berechtigung in Echtzeit. Das zugewiesene Fach öffnet sich, und die Asset Management Software protokolliert automatisch, wer welches Gerät wann entnommen hat, lückenlos und manipulationssicher.
Bei der Rückgabe bucht das System das Gerät automatisch als verfügbar ein. Bei Beschädigungen kann direkt eine Zustandsmeldung per App erfolgen.
- Authentifizierung per RFID, App oder PIN
- Entnahme mit automatischer Protokollierung
- Rückgabe mit optionaler Zustandsmeldung
Welche Assets können verwaltet werden?
Das System eignet sich für alles, was Wert hat und geteilt wird: von der Betriebsmittelausgabe über den PSA-Ausgabeautomaten bis zur Schlüsselverwaltung für Poolfahrzeuge.
Dazu zählen IT-Equipment wie Laptops, Tablets, Beamer und Headsets, Werkzeuge und Maschinen wie Spezialwerkzeuge, Messgeräte und Akkugeräte, persönliche Schutzausrüstung wie Helme, Handschuhe und Gehörschutz sowie Fahrzeugschlüssel für Poolfahrzeuge, Dienstwagen und Flurförderzeuge.
- IT-Equipment
- Werkzeuge & Maschinen
- Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
- Fahrzeugschlüssel
Der Prozess für deine Nutzer
Für dein Team ändert sich vor allem eines: Es wird einfacher. Kein Warten auf den Magazinverwalter, kein Ausfüllen von Formularen, kein Suchen nach dem richtigen Schlüssel. Mitarbeiter identifizieren sich am Schrank mit ihrem bestehenden Mitarbeiterausweis oder Smartphone, entnehmen das benötigte Arbeitsmittel und gehen. Die Rückgabe funktioniert genauso unkompliziert.
Der 24/7-Zugriff macht Schicht- und Wochenendarbeit möglich, ohne dass zusätzliches Personal für die Ausgabe eingeplant werden muss. Und wenn ein Gerät defekt zurückkommt? Die App ermöglicht eine sofortige Zustandsmeldung, das Gerät wird automatisch gesperrt, bis es repariert ist.
Dein Nutzen auf einen Blick
Ein lückenloses Protokoll zeigt jederzeit, wer was wann entnommen und zurückgebracht hat. Jede Entnahme wird dokumentiert, Verantwortlichkeit ist immer klar, Schwund sinkt messbar. Keine Personalbindung für die Ausgabe: Mitarbeiter greifen rund um die Uhr auf benötigte Arbeitsmittel zu.
Nutzer melden Defekte bei Rückgabe direkt per App, kaputte Geräte werden automatisch gesperrt. Über die Anbindung an bestehende ERP-Systeme per REST-API fließen Bestandsdaten direkt in deine Warenwirtschaft.
- 100 % Transparenz
- Reduzierter Schwund
- 24/7 Verfügbarkeit
- Zustandsmeldung
- API-Integration
Häufige Fragen
Brauche ich spezielle Schränke?
Nicht zwingend. Wir bieten Komplettlösungen mit passenden Schränken und Automaten an, rüsten aber genauso bestehende Schränke mit smarten Schlössern nach. Du entscheidest, was zu deinem Standort passt.
Wie werden die Geräte im System erfasst?
Jedes Asset wird einmalig im Dashboard angelegt und einem Fach zugewiesen. Die Zuordnung ist sofort aktiv, Änderungen, Ergänzungen oder Umzüge zwischen Fächern lassen sich jederzeit per Klick vornehmen.
Kann ich Zugriffsrechte einschränken?
Ja. Teure oder sensible Geräte können nur für autorisierte Personen oder bestimmte Abteilungen freigegeben werden. Die Rechtevergabe erfolgt zentral über das Dashboard und lässt sich jederzeit anpassen.
Welche Zugangsmedien werden unterstützt?
Mitarbeiter können sich per RFID-Karte, Smartphone-App, QR-Code oder PIN am Schrank identifizieren. Du wählst das Medium, das zu deinem Betrieb passt, oder kombinierst mehrere Optionen.